So arbeiten Betriebe mit Vantix Ops — nicht theoretisch, sondern im Alltag.

Kein Schaufenster: ein echter Bremer Betrieb, zwei Abläufe, seit 2025 live — mit jedem Schritt und den echten Zahlen.

~3 Std.
weniger Postfacharbeit pro Woche
90 %
Belege korrekt vorbereitet
0
Vorgänge im Rückstand seit Einrichtung
Echte Abläufe. Reale Ergebnisse.
Case 01 — E-Mail & Kommunikation

Endlich Ordnung im Postfach — und Antworten, die schon halb fertig sind

Der Posteingang einer Ästhetikpraxis ist kein ruhiger Ort: Terminanfragen, Preisfragen, Absagen, Rechnungen — alles landet gemischt. Täglich 20–40 Minuten nur für das Sichten und Sortieren. Dringende Anfragen verschwinden zwischen Newslettern.

n8n — Integration E-Mail
n8n E-Mail-Ablauf — Vantix Ops
Ablauf — Schritt für Schritt
Wie es funktioniert Der n8n-Ablauf liest neue E-Mails aus und klassifiziert sie in Echtzeit: Spam-Domains und Marketing-Mails werden automatisch in den Spam-Ordner verschoben. Erkannte Kundenanfragen erhalten einen KI-generierten Antwortentwurf direkt im Postfach — zur Prüfung und Freigabe durch das Team. Alle unklaren oder sensiblen Nachrichten bleiben vollständig unberührt und landen ohne Aktion im Posteingang.
Kein Entwurf wird ohne dein OK versendet.
Alle Daten bleiben auf Servern in Deutschland.
Vorher
Jede E-Mail manuell öffnen und beurteilen
Spam und echte Anfragen im selben Postfach
Antworten von Grund auf neu schreiben
Dringende Anfragen gehen unter
Nachher
Spam landet automatisch im Spam-Ordner
Kundenanfragen werden erkannt und markiert
Antwortentwurf liegt bereit — Freigabe bleibt beim Team
Sensible Mails bleiben vollständig unberührt
~3 Std. pro Woche gespart
Du entscheidest, was rausgeht
Automatische Entwürfe
n8n self-hosted IMAP / SMTP KI-Klassifikation VirusTotal-Domain-Check Server in Deutschland
Case 02 — Buchhaltung & Belege

Belege landen sortiert in Lexware — ohne manuelles Suchen

Belege manuell hochladen, zuordnen, prüfen — ein Vorgang kostet 3–5 Minuten. Bei 20 Belegen pro Woche summiert sich das schnell. Fehler passieren besonders unter Zeitdruck: Doppelerfassungen, falsche Zuordnungen, vergessene Vorgänge.

n8n — Integration Lexware Office
n8n Lexware-Ablauf — Vantix Ops
Ablauf — Schritt für Schritt
Wie es funktioniert Sobald ein neuer Beleg in Lexware eingeht, startet der n8n-Ablauf automatisch. Die Signatur wird geprüft, der Beleg auf Vollständigkeit bewertet und mit bereits erfassten Vorgängen abgeglichen. Anschließend werden Kontaktname und Belegdaten angereichert und der Vorgang als „zu prüfen“ in der Buchhaltungsübersicht markiert. Die finale Kontrolle und Freigabe bleibt bewusst beim Betrieb.
Jeder Beleg wird geprüft, bevor er gebucht wird. Dein Team behält die Kontrolle.
Vorher
Jeden Beleg einzeln suchen und zuordnen
Manuell prüfen: bereits erfasst oder neu?
Doppelerfassungen und Tippfehler möglich
Zeitverlust bei jedem neuen Beleg
Nachher
Neuer Beleg startet den Ablauf automatisch
Beleg wird vorbereitet und als „zu prüfen“ markiert
In ~9 von 10 Fällen stimmt die Zuordnung sofort
Du prüfst und buchst ab — der Ablauf hat alles vorbereitet
~1 Std. Buchhaltung gespart
Keine Doppelerfassungen
Alles geprüft vor der Buchung
n8n self-hosted Lexware-Office-Anbindung Signaturprüfung Keine Dopplungen Server in Deutschland

Live im Einsatz: In einem laufenden Praxisprojekt in Bremen kombinieren wir seit 2025 genau diese beiden Abläufe — automatische E-Mail-Sortierung und Lexware-Belegvorbereitung — für einen realen Kundenbetrieb.

Welcher Ablauf kostet dich gerade die meiste Zeit?

Wir schauen uns das zusammen an — kostenlos und unverbindlich.

Kurzprüfung starten
⏱ Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden