Wenn du als Handwerksbetrieb oder Solo-Selbstständiger nach Prozessautomatisierung suchst, bekommst du meistens zwei Antworten:
Die eine kommt von Software-Anbietern: „Ab 49 Euro im Monat.“
Die andere kommt von Beratungsagenturen: „Das kommt drauf an.“
Beide Antworten sind nutzlos. Dieser Artikel gibt dir die echten Zahlen — aufgeschlüsselt nach Projektgröße, Komplexität und dem, was tatsächlich anfällt.
Was Automatisierung überhaupt bedeutet — für einen kleinen Betrieb
Prozessautomatisierung für einen kleinen Betrieb bedeutet nicht: ein Roboter übernimmt die Firma.
Es bedeutet: wiederkehrende, manuelle Abläufe laufen künftig ohne manuellen Eingriff.
- Eingehende Anfragen werden automatisch erfasst und weitergeleitet
- Angebote werden aus einer Vorlage automatisch erstellt
- Rechnungen gehen automatisch raus, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist
- Erinnerungen und Mahnungen laufen ohne manuelles Eingreifen
- Stundenzettel werden digital erfasst und direkt in die Lohnabrechnung übertragen
Die drei Kostenstufen
Stufe 1 — Schneller Einstieg: 0 bis 500 Euro
Das sind Automatisierungen, die du mit bestehenden Programmen und minimaler Einrichtung umsetzt.
- Automatische E-Mail-Antworten bei Anfragen
- Digitale Stundenerfassung per App statt Zettel
- Einfache Formular-zu-Tabelle-Verbindungen
Was du dafür brauchst: ein bis zwei Stunden Einrichtung. Was du sparst: drei bis fünf Stunden pro Woche.
Geeignet für: Betriebe, die noch nie automatisiert haben und einen ersten Beweis brauchen, dass es funktioniert.
Stufe 2 — Basis-Automatisierung: 500 bis 3.000 Euro
Hier wird ein externer Dienstleister eingebunden.
- Auftragsmanagement vollständig digitalisiert
- Angebots- und Rechnungserstellung automatisiert
- E-Rechnungsempfang und -weiterleitung eingerichtet
- Schnittstelle zwischen Kalender, Auftragssystem und Buchhaltung
Was das kostet: zwischen 800 und 2.500 Euro einmalig. Laufende Programmkosten: 30 bis 150 Euro pro Monat. Was du sparst: acht bis fünfzehn Stunden pro Woche.
Geeignet für: Betriebe mit fünf bis zwanzig Mitarbeitenden.
Stufe 3 — Individuelle Prozessautomatisierung: 3.000 bis 15.000 Euro
Hier geht es um maßgeschneiderte Lösungen — mehrere Systeme werden verbunden, Abläufe komplett neu gebaut, KI-Komponenten kommen dazu.
Was das kostet: zwischen 3.000 und 15.000 Euro. Laufende Wartung: 200 bis 800 Euro pro Monat. Was du sparst: zwanzig bis vierzig Stunden pro Woche betriebsweit.
Geeignet für: Betriebe, die wachsen wollen, ohne proportional mehr Personal einzustellen.
Was die meisten vergessen einzurechnen
- Einrichtungszeit. Auch mit Dienstleister brauchst du intern zwei bis fünf Tage eigene Zeit.
- Datenpflege. Automatisierung funktioniert nur mit sauberen Daten — Bereinigung kostet Zeit.
- Einarbeitungszeit. Dein Team muss mit neuen Abläufen arbeiten.
- Anpassungen. Plane zehn bis zwanzig Prozent Puffer auf das Projektbudget ein.
Fördermöglichkeiten, die du kennen solltest
- BAFA-Unternehmensberatung: 50 % der Beratungskosten, maximal 1.750 Euro Zuschuss – für externe Beratung zur Digitalisierung.
- INQA-Coaching: 80 % der Beratungskosten für bis zu zwölf Coaching-Tage. Schon ab einer sozialversicherungspflichtigen Vollzeitstelle.
- Länderprogramme: Je nach Bundesland unterschiedlich — in Bremen läuft aktuell „Digitaler Mittelstand KI“ mit bis zu 17.000 Euro Zuschuss. Alle Details dazu im Bremen-Artikel.
Was bringt es wirklich — in Zahlen
Ein Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitenden investiert 2.500 Euro in Basis-Automatisierung. Chef und Bürokraft sparen zusammen zehn Stunden pro Woche.
Zehn Stunden × 50 Euro Stundenwert × 48 Wochen = 24.000 Euro Wert pro Jahr.
Amortisation: sechs Wochen.
Wo anfangen
Nicht mit dem Programm. Nicht mit dem Anbieter.
Mit der Frage: Was nervt täglich am meisten?
Der größte Zeitfresser im Betrieb ist der richtige Startpunkt — nicht das, was technisch am spannendsten klingt, sondern das, was du und dein Team jeden Tag als Reibung spüren.
In fünf Jahren wird es zwei Arten von Handwerksbetrieben geben. Die einen haben heute entschieden. Die anderen suchen noch Fachkräfte und fragen sich, warum es nicht reicht.
Vantix Ops, Bremen — Prozessautomatisierung und KI-Integration für Handwerksbetriebe und Selbstständige im DACH-Raum. Erstes Gespräch kostenlos.
