Seit der BAG-Entscheidung von 2022 steht fest: Arbeitszeiten müssen erfasst werden – ein neues Gesetz ist dafür nicht Voraussetzung. Was das für deinen Betrieb konkret heißt, liest du hier.
Warum Betriebe jetzt handeln müssen
Das BAG-Urteil vom September 2022 ist eindeutig: Arbeitgeber müssen ein System einrichten, das die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfasst – inklusive Beginn, Ende und Pausen. Das gilt für jeden Betrieb mit Angestellten – vom Handwerksbetrieb bis zum Selbstständigen mit einer Aushilfe.
Der Gesetzgeber hat seitdem an einem Arbeitszeitgesetz gearbeitet. Es ist noch nicht verabschiedet. Das Urteil gilt trotzdem.
Bei einer Betriebsprüfung können fehlende Aufzeichnungen zu Nachforderungen führen. Das ist teurer als jede Software.
Was muss erfasst werden?
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Pausen (Dauer und Lage)
- Überstunden – damit sie überhaupt als solche erkannt und ausgeglichen werden können
Für Minijobber und Teilzeitkräfte gelten dieselben Regeln wie für Vollzeitkräfte.
Was ist erlaubt – und was nicht?
Erlaubt (vorerst noch): Stempeluhren, Excel-Listen, handschriftliche Zettel – solange sie vollständig, nachvollziehbar und aufbewahrt werden.
Das Problem mit Zetteln: Zettel gehen leicht verloren, werden unleserlich und kommen oft drei Wochen zu spät. Bei einer Prüfung zählen nur Aufzeichnungen, die lückenlos und zeitnah erstellt wurden.
Nicht erlaubt: Keine Erfassung, Schätzungen statt echter Zeiten, Systeme, die nachträglich ohne Protokoll bearbeitet werden können.
Die drei häufigsten Fehler in Handwerksbetrieben
Fehler 1: „Meine Leute erfassen das selbst.“
Selbsterfassung ist erlaubt. Der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich, dass es passiert – und dass die Daten stimmen. Wer sich auf WhatsApp-Nachrichten oder mündliche Aussagen verlässt, hat kein System im Sinne des Gesetzes.
Fehler 2: „Das machen wir mit Excel.“
Excel-Listen sind erlaubt, solange sie vollständig, tagesaktuell und nicht nachträglich ohne Protokoll bearbeitbar sind. In der Praxis scheitern die meisten Excel-Lösungen an der Konsequenz.
Fehler 3: „Wir sind zu klein, uns trifft das nicht.“
Das Urteil kennt keine Untergrenze. Ein Betrieb mit zwei Angestellten ist genauso betroffen wie einer mit 50.
Was eine saubere Lösung können muss
Keine App der Welt löst das Problem, wenn sie nicht konsequent genutzt wird. Gute Systeme für Handwerksbetriebe:
Mobil bedienbar – Mitarbeitende auf der Baustelle haben keinen Büro-PC
Einfach genug, dass es jeder nutzt – eine App mit 12 Klicks zum Einloggen wird nicht genutzt
Unveränderbar – nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden
Auswertbar – der Chef muss sehen können, wer wann wie lange gearbeitet hat
Exportierbar – der Steuerberater braucht die Daten für die Lohnabrechnung
Wo Automatisierung wirklich Zeit spart: bei der Auswertung
Der Aufwand bei manueller Zeiterfassung entsteht nicht beim Erfassen – sondern beim Auswerten. Wer jeden Monat Zettel einsammelt, in Excel überträgt, Summen bildet und Überstunden berechnet, verliert 3–6 Stunden monatlich.
Mit automatisierter Auswertung:
- Mitarbeitende erfassen per App oder Terminal
- Daten fließen automatisch in eine Übersicht
- Überstunden werden automatisch berechnet
- Export für den Steuerberater per Knopfdruck
- Archivierung läuft im Hintergrund
Das Ergebnis: Zeiterfassung läuft, ohne dass der Chef sich darum kümmern muss.
Was ist mit Außendienstmitarbeitern?
Auf der Baustelle, beim Kunden, unterwegs – viele Handwerksbetriebe haben genau dieses Problem. Die Pflicht gilt trotzdem.
Praktische Lösungen:
- GPS-basierte App – Check-in beim Kunden, Check-out danach
- WhatsApp-Integration – Mitarbeitende schicken Start und Ende, das System trägt es automatisch ein
- NFC-Chip – beim Betreten des Fahrzeugs oder des Kundenterminals stempeln
Was nicht funktioniert: nachträgliches Eintragen aus dem Gedächtnis.
Checkliste – was du jetzt tun solltest
- Prüfen, welches System du aktuell nutzt (und ob es den Anforderungen genügt)
- Mitarbeitende informieren und einweisen
- Sicherstellen, dass Daten mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden
- Steuerberater fragen, welches Format er für die Lohnabrechnung braucht
- Überstundenregelung schriftlich festhalten
Das Fazit
Die Zeiterfassungspflicht ist kein Trend – sie ist geltendes Recht. Wer jetzt ein sauberes System einrichtet, hat bei der nächsten Betriebsprüfung nichts zu befürchten. Und wer die Auswertung automatisiert, spart nebenbei mehrere Stunden im Monat.
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